O que é certificado digital da empresa e porque ele é tão importante
O certificado digital é uma forma de autenticação e identificação de pessoas físicas ou jurídicas no ambiente digital
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O certificado digital é uma forma de identificação de pessoas físicas e jurídicas. Trata-se de uma espécie de carteira virtual que ajuda a viabilizar uma série de operações de forma segura e rápida, como é o caso das assinaturas digitais.
O certificado digital para empresas pode ser usado para maximizar a eficiência do seu empreendimento nos ambientes on-line. O conforto e a agilidade são algumas das vantagens, afinal, deixa de ser necessário se dirigir a determinados locais para cumprir suas obrigações.
Pensando nisso e na longevidade do seu negócio, o C6 Bank preparou este post. Nele, você aprende o que é o certificado digital e tira dúvidas frequentes sobre o assunto:
- O que é certificado digital?
- Qual a função do certificado digital da empresa?
- Como fazer o certificado digital da empresa?
- Como renovar o certificado digital da empresa?
- O que é chave privada e chave pública de um certificado?
- As empresas são obrigadas a emitir o certificado digital?
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O que é certificado digital?
O certificado digital é uma tecnologia de identificação virtual, criada em agosto de 2001 com a Medida Provisória 2.200-2. Foi concebido para facilitar processos comuns à vida das empresas, como a assinatura de documentos.
Seu uso tem validade jurídica, o que significa que é aceito por órgãos públicos, prefeituras, tribunais e outros tipos de instituições fiscalizadoras. Na prática, isso confere segurança à empresa, pois os documentos têm a mesma validade dos assinados à mão.
Além disso, outra importante função do certificado digital diz respeito à emissão de notas fiscais eletrônicas. Eles usam a tecnologia de chaves criptografadas para gerar cada identidade.
Para que serve o certificado digital da empresa?
A principal função do certificado digital é autenticar as transações e atividades exercidas por uma empresa nos ambientes virtuais. O que garante segurança e velocidade para as pessoas responsáveis e torna todo o processo mais ágil.
Entre as principais funções do certificado digital, é possível apontar:
- Assinatura digital ou eletrônica. Com essa tecnologia fica fácil identificar as pessoas que assinaram o documento, seja ele um contrato, acordo, recibo ou declaração;
- Emissão de nota fiscal eletrônica. Essencial para a realização de transações on-line. Esse tipo de nota fiscal também ajuda a economizar o papel que seria usado na produção de comprovantes físicos;
- Transações bancárias com cartões. O certificado digital se conecta com os estabelecimentos comerciais e bancos a fim de fazer a autenticação e garantir a segurança da compra;
- Declaração de Imposto de Renda. Certificados digitais também são usados para fazer o envio das declarações de IR para a Receita Federal;
- Login em sites do governo. É possível usá-lo para se cadastrar em uma série de portais do governo, como é o caso do gov.br e do Portal e-CAC, por exemplo;
- Trabalho em sistemas virtuais. Profissionais de algumas categorias podem usar o documento para acessar informações importantes, bem como cumprir atividades pela internet;
- Validação de website. Caso tenha um domínio, o empresário pode usar o certificado digital para certificá-lo e mostrar aos visitantes que se trata de um endereço confiável e seguro.
Como fazer o certificado digital da empresa?
Para ter um certificado digital é necessário seguir alguns passos. Pode haver pequenas diferenças entre eles dependendo do modelo e da Autoridade Certificadora escolhidos. De forma geral, no entanto, basta seguir as instruções abaixo:
- Escolha o modelo de certificado desejado entre as categorias disponíveis:
- e-CNPJ: para pessoas jurídicas, é uma identidade atrelada ao CNPJ;
- e-CPF: versão digital do conhecido cadastro de pessoas físicas;
- e-MEI: para microempreendedores individuais;
- NF-e: para empresas menores que desejam apenas um certificado para emissão de notas fiscais eletrônicas;
- e-Saúde: para profissionais de saúde;
- e-Jurídico: para advogados inscritos na OAB;
- e-Contador: para contadores.
- Com o modelo definido, o passo seguinte é escolher o tipo de certificado. Nesse caso, são apenas dois:
- Certificado digital A1: fica armazenado diretamente em um computador. Sua validade é de um ano;
- Certificado digital A3: seu armazenamento é feito em um token ou smartcard. Sua validade pode ser de um, dois ou três anos.
- A escolha seguinte diz respeito à entidade certificadora que fará a emissão do seu certificado. Você pode conferir todas as opções no site do governo.
- Com tudo definido, você precisará confirmar o pagamento.
- Na sequência, será agendada uma validação presencial ou por videoconferência para que o certificado seja oficialmente emitido. Nela, você precisará apresentar alguns documentos, além de fornecer seus dados biométricos;
- Por fim, é só instalar o certificado digital e começar a usar.
Como renovar o certificado digital da empresa?
A renovação do certificado digital pode ser feita on-line, mas o procedimento varia entre cada Autoridade Certificadora, bem como o preço. O passo a passo, entretanto, consiste basicamente em:
- Primeiro, abra a solicitação. Isso pode ser feito tanto de forma on-line quanto presencialmente, a depender das opções oferecidas pela entidade;
- Depois, separe os documentos necessários. Para pessoas físicas, costumam bastar identificadores como RG, CNH ou DNI e CPF. E para jurídicas, o cartão CNPJ, a documentação de constituição da empresa e um documento de identificação do representante físico da empresa serão suficientes;
- Pronto! Após o fornecimento dos itens requisitados, basta aguardar a emissão do seu novo certificado. O tempo necessário para que você tenha acesso ao documento varia, mas dificilmente passa de três dias úteis.
Fica a dica: não deixe a renovação para depois que o certificado digital vencer. O recomendado é emitir um novo documento 30 dias antes do vencimento porque, caso ele expire, será necessário fazer um novo certificado, passando por um processo mais longo.
O que é chave privada e chave pública?
As chaves privada e pública são um par de chaves criptográficas únicas. São elas que garantem a segurança que permite que o certificado digital seja aceito legalmente, pois comprovam a identidade da pessoa física ou jurídica de forma incontestável. Conheça as características de cada uma delas a seguir:
- Chave privada: criptografa os dados relacionados à identidade da pessoa ou empresa. É ela que você usa ao assinar um documento ou acessar um portal utilizando essa modalidade de login. A chave privada não deve ser compartilhada com outras pessoas;
- Chave pública: se a chave privada é um cadeado que impede a entrada de terceiros, a pública é a senha desse cadeado. Ela é usada para decodificar as informações criptografadas pelo seu par, o que permite o reconhecimento e acesso a esses dados.
As empresas são obrigadas a emitir o certificado digital?
Não. Basicamente, não são obrigadas a emitir o certificado digital as empresas com até um empregado e que optaram pelo regime tributário do Simples Nacional. Embora a maioria precise desse documento a fim de manter uma via de comunicação com os órgãos públicos e governamentais.
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- Informe o seu CPF;
- Em seguida, insira os dados solicitados. Inicialmente será requisitada a constituição da sua empresa, presente no cartão no CNPJ. Após selecionar a opção correspondente, toque em “Vamos”;
- Na sequência, serão pedidos os documentos necessários (CNPJ e RG). Caso você tenha selecionado a opção “PJ – múltiplos sócios” na etapa anterior, também será necessário o contrato social;
- Tudo pronto? Agora é só tocar em “Abrir uma conta empresarial” e aproveitar!
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