O que é Invoice? Entenda o documento e como emiti-lo  

Se você trabalha com comércio ou prestação de serviço internacional, o termo “invoice” já deve ser rotina. Trata-se de um documento que detalha os dados sobre a venda de produtos e serviços realizados entre empresas sediadas em países diferentes. 

Com validade contábil e fiscal, esse tipo de fatura apresenta os valores acordados e as condições de pagamento firmadas em negociações do gênero. 

É uma ferramenta essencial em transações globais, sobretudo por garantir maior transparência e segurança nos acordos fechados. 

Quer mais detalhes sobre invoice? É o que trazemos a seguir. Mas, antes, aproveite para ficar por dentro de: 

Invoice serve para formalizar negócios feitos entre empresas de países diferentes. Esse tipo de documento registra todas as informações relacionadas à compra e à venda de produtos e serviços, como valores e condições de pagamento. Semelhante a uma fatura, é essencial para garantir segurança e transparência às transações. 

O recurso é bastante usado por profissionais autônomos, freelancers e empresas que prestam algum tipo de serviço ou então fornecem produtos para companhias sediadas no exterior. 

É importante destacar que a obrigatoriedade da emissão de uma invoice costuma variar e não tem relação com a Nota Fiscal Eletrônica, obrigatória para operações realizadas no Brasil.  

Se você comercializa produtos ou serviços para empresas de fora do Brasil, saiba que é obrigatória a emissão de invoices para operações acima de US$ 3 mil. Assim, formaliza-se o acordo que foi firmado.  

Entretanto, mesmo que a venda fique abaixo desse valor, é recomendado ter esse documento. É uma maneira eficiente de garantir maior transparência nas negociações. 

Você pode ter custos e taxas para a emissão de invoices. Apresentamos, a seguir, os mais recorrentes. 

Existem diferentes tipos de invoice. Escolher o mais adequado varia de acordo com a finalidade do negócio que foi firmado. 

Comprova a venda de produtos em transações internacionais. Contém todas as informações referentes ao acordo, como quantidade, valor praticado, nomes dos envolvidos, condições de pagamento e descrição dos produtos, entre outros dados fundamentais. 

É um documento emitido antes do fechamento final da venda. Sua função é formalizar orçamentos e propostas de venda. Não tem valor fiscal, mas é importante para tornar a negociação mais transparente. 

Formaliza a venda de serviços – não há produtos físicos envolvidos. É bastante usada por freelancers e profissionais autônomos de modo geral. Em sua descrição deve conter o que foi oferecido, as horas dedicadas e os prazos acordados. 

Emitida quando o vendedor decide oferecer descontos ou estornar valores que foram combinados anteriormente. Portanto, costuma ser utilizada para corrigir montantes ou então conceder reembolsos. 

Cobra valores adicionais de um cliente depois que a compra foi feita. É usada nos seguintes casos:  

Normalmente para contratos contínuos. Ou seja, produtos e/ou serviços que são oferecidos de maneira recorrente. Também é bastante adotada por empresas que concederam parcelamentos como condição de pagamento. 

O primeiro passo é ter muita atenção aos dados obrigatórios. Você deve preencher todas as informações necessárias para torná-la objetiva e de acordo com as regras. É fundamental incluir: 

Em primeiro lugar, defina o tipo de invoice que irá emitir. Em seguida, escolha um modelo de invoice ou plataforma. Há quem prefira criar um template próprio no Excel ou no Word, por exemplo. Mas existem também softwares que fazem esse trabalho de modo automatizado. 

Você também pode recorrer a sites que geram o documento on-line. Nesse caso, basta incluir os dados e fazer o download da invoice na sequência. 

É comum enfrentar desafios para receber os seus pagamentos internacionais. Os principais são a variação cambial, taxas e o tempo de processamento. Por isso, pense nessa logística antes de prestar o serviço ou vender seus produtos. 

Uma boa saída para evitar problemas e facilitar os processos é abrir uma conta em moeda estrangeira. Assim, não é necessário pagar as taxas de conversão. Além disso, se você tiver uma conta global e uma conta corrente no mesmo banco, ainda consegue fazer transferências entre ambas facilmente. É o caso da conta internacional do C6 Bank, a C6 Conta Global. A gestão fica mais simples e rápida. Tudo acontece no mesmo app. 

Invoices são ferramentas valiosas para garantir maior clareza na venda de produtos e serviços. Além disso, reforçam a segurança, uma vez que têm validade fiscal e contábil. Com todas as informações descritas ali, as partes envolvidas conseguem contestar se algo não saiu como o esperado. 

 
De modo geral, se você trabalha com exportação de serviços e produtos, a emissão de invoices será uma grande parceira. É uma ótima ideia para garantir transparência e segurança a todo tipo de cobrança internacional, além de uma organização melhor.  

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